Anzeige. Nicht nur Unternehmer sind zur Aufbewahrung von Rechnungen, Handelsbriefen, Jahresabschlüssen etc. verpflichtet, nein, auch im privaten Bereich müssen zahlreiche Dokumente über einen längeren Zeitraum sicher aufbewahrt werden.
Notarielle Urkunden, Kauf- und Versicherungsverträge, Ausbildungs- und Rentenunterlagen benötigt man immer wieder mal bzw. muss sie bei Behörden oder Anträgen vorlegen.
Wie sichern Sie diese Papiere vor Verlust oder Beschädigung durch Feuer, Wasser, Papierkorb und „Nicht-Wiederfinden“?
Es gibt also gute Gründe dafür, von den wichtigsten privaten Dokumenten digitale Kopien anzufertigen.
Zum einen als Schutzmaßnahme gegen Verlust, zum anderen zwecks schneller Verfügbarkeit.
Denn mal ehrlich: wie lange müssten Sie suchen, um ein bestimmtes Dokument für einen Behördenantrag oder die Steuererklärung zu finden? Und überhaupt werden die Behörden auch immer moderner und verlangen Nachweise in digitaler Form. Wenn Sie auf Jobsuche sind, werden Bewerbungsunterlagen in digitaler Form per E-Mail oder über Bewerberportale online als Download gefordert.
Sind die Unterlagen gescannt, sinnvollerweise als durchsuchbares PDF, und thematisch auf der Festplatte oder in einem Cloudspeicher abgelegt, sind sie ein probates Mittel, um die Nerven zu schonen und Zeit und Platz zu sparen.
Es geht keineswegs darum, eine Komplettumstellung auf das sagenumwobene papierlose Büro zu predigen. Vielmehr gilt es, das Beste aus zwei Welten zu kombinieren bzw. bestimmte Schwachpunkte des Mediums Papier etwas zu entschärfen.
Wenn Sie mit der Digitalisierung Ihrer privaten Unterlagen beginnen, müssen Sie nicht alle Unterlagen sofort scannen. Vielmehr sollten Sie zunächst die Dokumente nach Ihrer persönlichen Relevanz und entsprechend der Aufbewahrungsfristen auswählen. Als kleine Entscheidungshilfe habe ich Ihnen nachfolgend, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, eine Auswahl der aus meiner Sicht wichtigen privaten Dokumente zusammengestellt:
- Versicherungs- | Rentenunterlagen
- Garantieunterlagen
- Zeugnisse | Urkunden
- Ausbildungsnachweise
- Arbeitsverträge
- Gehalts- | Lohnabrechnungen
- Sozialversicherungsunterlagen
- Impfausweise
- Geburts-, Heirats-, Sterbe-Urkunden
- Ausweise und Meldebescheinigungen
- Führerschein und Fahrzeugbrief
- Kaufverträge (Auto, Grundstück, Haus)
- Vertragsunterlagen
- Steuerunterlagen und -bescheide
- Arztbefunde
- Bauunterlagen
- Studienunterlagen
- Immatrikulationsbescheinigungen
- (…)
Ich bin davon überzeugt, dass sich Ihr kleines persönliches „Digitalisierungs-Projekt“ schnell auszahlen wird – auch ohne Wasserschaden oder papierfressenden Hund. Bereits die Zeitersparnis durch die blitzschnelle Verfügbarkeit ist es wert.
Bei Fragen zu Ihrem persönlichen digitalen „Vorsorgearchiv“ berate ich Sie gerne.
Ihr Frank Winter, Steuerberater
Weichelt & Winter Steuerberatungsgesellschaft mbH
